Hinweise zum Datenschutz

Hinweise zum Datenschutz der KWF GmbH

I. Wer ist verantwortlich und wie kann ich den Datenschutzbeauftragten erreichen?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist die KWF GmbH, Spremberger Straße 1, 64823 Groß-Umstadt.
Für Fragen zum Datenschutz bei der KWF GmbH steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter
datenschutz@kwf-online.de bzw. unter der genannten Anschrift gerne zu Verfügung.


II. Ihre Rechte als Betroffener

Jeder und jede Betroffene hat folgende Rechte:

  • ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • ein Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO)
  • ein Recht auf Löschung bzw. ein Recht auf "Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO)
  • ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)
  • ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie können einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung  jederzeit
ohne Angabe von Gründen widersprechen. Darüber hinaus steht Ihnen auch ein allgemeines
Widerspruchsrecht zu (vgl. Art. 21 Abs. 1 DSGVO). In diesem Fall ist der Widerspruch gegen eine
Datenverarbeitung zu begründen. Sofern die Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt,
kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Für die Ausübung von den Betroffenenrechten wenden Sie sich an datenschutz@kwf-online.de. Sie haben
zudem das Recht, Beschwerde gegen die von uns vorgenommenen Datenverarbeitungen bei einer
Aufsichtsbehörde einzulegen.

III. Zum Umfang der Datenerhebung und -verarbeitung, Verwendungszwecke und Weitergabe von
     Daten

  1. Vertragserfüllung

Zur Vertragserfüllung erheben und verarbeiten wir neben Stamm- und Kontaktdaten (Name des
Unternehmens, Ansprechpartner, Anschrift und Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-MailAdresse)
die zur Vertragsdurchführung und Abrechnung erforderlichen Daten, z.B. Auftrags- und Leistungsdaten,
Korrespondenzdaten, Zahlungsdaten etc. inkl. Korrespondenzdaten. Dies umfasst auch eine Verwendung
der Daten zur Bearbeitung von Reklamations- Gewährleistungsthemen. Zudem können diese Daten auch
externen Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern oder Rechtsanwälten im Rahmen ihrer Tätigkeit für die KWF
GmbH zur Verfügung gestellt werden.

  1. Löschregeln

Die Daten aus der Bestellung und Lieferung von Leistungen werden entsprechend den gesetzlich
vorgesehenen Aufbewahrungsfristen nach §§ 146 Abgabenordung (AO) bzw. § 257 HGB gespeichert
und nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten gelöscht. Personenbezogene Daten sonstiger
Geschäftskontakte speichern wir solange, wie die jeweilige Person in ihrer Funktion für uns von
geschäftlicher Bedeutung ist. Dies wird intern alle 4 Jahre geprüft. Im Anschluss daran erfolgt eine
Archivierung von Daten, sofern dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
erforderlich ist.

  1. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten:

  • zur Abwicklung von Lieferungen und Leistungen ist Art. 6 Abs. 1 (b) DSGVO


IV Zum Umfang der Datenerhebung und -verarbeitung, den Verwendungszwecken und
    Weitergabe von Daten

Rechtsgrundlage für das Anlegen und Bereitstellen von Nutzerkonten: Art. 6 [1]b DSGVO.

  1. Buchung von Messebeteiligungen einschließlich Online-Bestellsystem ("Aussteller-Shop")

Die Buchung von Services über den Aussteller-Shop erfordert das Anlegen eines eigenen Accounts,
der Ihnen dann für weitere Ergänzungen / Aktualisierungen bzw. für weitere zur Verfügung steht.
Diesen Account können Sie im Anschluss an eine Messe jederzeit wieder deaktivieren.

Die im Rahmen der Buchung von Messebeteiligungen erhobenen personenbezogenen Daten verarbeitet
die KWF GmbH zur Vertragsdurchführung einschließlich einer Abrechnung sowie zur Kundenverwaltung.
Die Daten aus der Buchung von Messebeteiligungen werden zudem für eine ggf. erforderliche Abwicklung
von Gewährleistungsfällen oder sonstigen Reklamationen verwendet. Zudem können diese Daten auch den
externen Wirtschaftsprüfern bzw. Finanzämtern für deren Prüfzwecke weitergegeben werden. Außerdem
kann im Einzelfall auch eine Weitergabe an Rechtsanwälte erfolgen, die von der KWF GmbH mit
der Bewertung und/oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen beauftragt werden.

Die beim Anlegen des Kundenkontos angegebenen Pflichtangaben (Name und Anschrift, Unternehmen,
Ansprechpartner, Messe und Messestand) werden im erforderlichen Umfang an Unternehmen weitergegeben,
die Ihnen als Dienstleister der KWF GmbH weitere Zusatzservices für den von Ihnen gebuchten Messestand
anbieten. Jede Veranstaltung muss bei den Ordnungsbehörden nach den Vorschriften der Gewerbeordnung
festgesetzt werden. Hierzu muss den Ordnungsbehörden vom Veranstalter im Vorfeld der Veranstaltung ein
vorläufiges Ausstellerverzeichnis vorgelegt werden. Damit können auch personenbezogene Angaben,
die sich aus der Firmierung ergeben (Einzelunternehmen), an die Ordnungsbehörden übermittelt werden.
Die Daten werden entsprechend den gesetzlich vorgesehenen Aufbewahrungspflichten nach §§146 ff.
Abgabenordnung (AO) bzw. § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) gespeichert und nach Ablauf
der Aufbewahrungspflichten gelöscht.

Rechtsgrundlagen:

  • für das Anlegen und Bereitstellen von Nutzerkonten; Art. 6 [1]b DSGVO
  • für Zwecke der Vertragsdurchführung einschließlich Reklamationsbearbeitung /

Gewährleistung: Art. 6 [1]b DSGVO

  • für die Aufbewahrung von Daten nach AO/ HGB sowie etwaige Prüfungen durch das

Finanzamt / Wirtschaftsprüfer: Art. 6 [1]c DSGVO

  • für die Übermittlung von Daten nach GewO: Art. 6 [1]c DSGVO
  • für die Weitergabe von Daten zur Bereitstellung von Services durch Servicepartner im Auftrag

von KWF: Art. 6 [1]b bzw. Art. 6 [1]f DSGVO

  1. Zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für Werbezwecke durch die KWF GmbH

Die KWF GmbH sowie entsprechend beauftragte Dienstleister (z.B. Lettershops) verwenden Name und
Anschrift für weitere Maßnahmen zur Kundenbindung und Kundenreaktivierung. Hierzu zählt die Zusendung
weiterer Informationen über interessante Produkte und Dienstleistungen per Post.
So will die KWF GmbH ihre Kunden auf weitere interessante Angebote aufmerksam machen und eine
langfristige Kundenbindung erreichen.

Die E-Mail-Adresse wird grundsätzlich nur mit gesonderter Einwilligung für werbliche Zwecke verwendet.
Soweit der Anschlussinhaber seinen Firmensitz in Deutschland hat, wird auch die Telefonnummer grundsätzlich
nur mit gesonderter Einwilligung für werbliche Zwecke verwendet. Hiervon abweichen liegen nachfolgend
angeführte Ausnahmeregelungen vor:

Sofern die KWF GmbH im Zusammenhang mit dem Verkauf von Produkten / Services Ihre E-Mail Adresse erhält,
verwenden wir die E-Mail-Adresse zur Bewerbung eigener, ähnlicher Produkte. Sie können der werblichen
Nutzung Ihrer Daten jederzeit widersprechen, worauf Sie bei Datenerhebung als auch bei jeder werblichen
Ansprache hingewiesen werden.

Die Telefonnummer von Anschlussinhabern außerhalb Deutschlands wird je nach Rechtslage des betreffenden
Landes verwendet, in dem die Anschlussinhaber ihren Sitz haben und sofern kein Widerspruch hinsichtlich
einer werblichen Nutzung der Telefonnummer vorliegt.

Rechtsgrundlagen:

  • für die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken einschließlich ein mit der Werbung

zusammenhängendes Profiling und Übermittlung für weitere Werbezwecke: Art. 6 [1]f DSGVO

  • Telefonwerbung: Art. 6 [1]a DSGVO sowie § 7 Abs. 2 Nr. 2 Var. 2 UWG
  • E-Mail-Werbung: Art. 6 [1]a DSGVO sowie § 7 Abs. 3 UWG
  1. Übermittlung von personenbezogenen Daten für Werbezwecke an MedienKooperationspartner der KWF GmbH

Im Interesse der Aussteller streben wir regelmäßig die Einbindung von Medienunternehmen an, um so
Sonderveröffentlichungen zu ermöglichen und damit die Veranstaltung einer breiten Öffentlichkeit bekannt
zu machen. Dabei möchten wir den Medienunternehmen ermöglichen, zielgerichtet Kontakt mit Ihnen aufzunehmen,
um Sie auf die Möglichkeit von Anzeigenschaltungen in diesen (Sonder)Veröffentlichungen zu informieren und
gezielte Werbung in einem relevanten Umfeld zu ermöglichen. Sofern der KWF zur Messe / Veranstaltung eine
Medienkooperation mit einem Medienunternehmen (z.B. Zeitungsverlag) geschlossen hat, übermittelt der KWF
die bei der Anmeldung des Ausstellers angegebenen personenbezogenen Daten an das Medienunternehmen,
um eine Kontaktaufnahmefür den zuvor angesprochenen Zweck zu ermöglichen. Die weitere Datenverarbeitung
erfolgt in Verantwortung durch das Medienunternehmen.

Rechtsgrundlage:

  • Übermittlung von Daten an Medienpartner der Veranstaltung: Art. 6 [1]f DSGVO


V. Datenverarbeitung bei Nutzung von Online-Diensten

Nachfolgend zeigen wir auf, welche Datenverarbeitungen bei Zugriff auf eine Webseite bzw. bei Nutzung
einer APP der KWF GmbH stattfinden.

  1. Verarbeitung von Daten beim Zugriff auf die Webseite - Logfile-Daten

Beim Zugriff auf unsere Webseite / APP werden automatisch Informationen allgemeiner Natur
erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das
verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet Service Providers und Ähnliches.
Zudem wird die IP-Adresse übertragen und dazu verwendet, den von Ihnen gewünschten Dienst
bereitzustellen. Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte
Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an.
Nach unserem IT-Sicherheitskonzept werden die anfallenden Logfile-Daten über einen Zeitraum
von drei Wochen gespeichert, um etwaige Angriffe gegen unsere Webseite zu erkennen und zu
analysieren. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 [1]f DSGVO.

  1. Verarbeitung von Daten bei Nutzung der Webseite - Ihre Anfragen

Sofern Sie uns eine Anfrage per E-Mail bzw. über das Kontaktformular zukommen lassen, erheben
wir Ihre mitgeteilten Daten für die Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens. Diese Angaben
speichern wir für Nachweiszecke über einen Zeitraum von bis zu zwei Jahren. Rechtsgrundlage für
die Datenverarbeitung Art. 6 [1]f DSGVO.

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